Qué es una Factura Proforma: Guìa completa [Año]

Este artículo fue publicado por el autor Editores el 09/02/2025 y actualizado el 09/02/2025. Esta en la categoria Artículos.

Seguramente has oído hablar de la factura proforma, pero ¿sabes realmente qué es y cuándo se utiliza? En esta guía completa del [Año] te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este tipo de documento comercial. ¡Empecemos!

Introducción a la factura proforma

Una factura proforma es un documento que emite un vendedor a un comprador para confirmar los términos de una transacción comercial. A diferencia de una factura normal, la factura proforma no es un documento fiscal, sino más bien un compromiso de venta. Es decir, no registra la venta y no se utiliza para declarar impuestos.

La factura proforma se utiliza principalmente en dos situaciones: cuando el comprador necesita confirmar los detalles de la transacción antes de realizar el pago, o cuando el vendedor necesita asegurar el pago antes de enviar la mercancía.

En la factura proforma se especifican los términos de la transacción, como el precio, la cantidad, la descripción de los productos o servicios, el plazo de entrega y las condiciones de pago. También puede incluir información adicional, como el incoterm, el país de origen de la mercancía y los gastos de envío.

A continuación, te explicaremos cómo crear una factura proforma y cuáles son sus diferencias con otras facturas.

Cómo crear una factura proforma

Crear una factura proforma es bastante sencillo. Lo primero que necesitas es un software de facturación que te permita crear documentos comerciales personalizados. Si no tienes uno, puedes utilizar nuestra plantilla de factura proforma en formato Word o Excel.

Una vez que tengas el software o la plantilla, sigue estos pasos para crear tu factura proforma:

1. Identifica a las partes. Indica el nombre y la dirección del vendedor y del comprador.
2. Describe los productos o servicios. Incluye una descripción detallada de los productos o servicios que se van a vender, con el número de unidades, el precio unitario y el precio total.
3. Especifica las condiciones de pago. Indica cuándo y cómo se va a realizar el pago. Por ejemplo, puede ser al contado, a crédito o mediante transferencia bancaria.
4. Añade otros datos relevantes. Incluye el plazo de entrega, el incoterm, el país de origen de la mercancía y los gastos de envío, si corresponde.
5. Firma y fecha el documento. Firma la factura proforma y fecha el día en que se emite.

Recuerda que la factura proforma no es un documento fiscal, por lo que no necesitas añadir IVA ni otros impuestos. Tampoco es necesario que la emites en papel, aunque algunos clientes pueden preferirlo.

Ahora que ya sabes cómo crear una factura proforma, veamos cuáles son sus diferencias con otras facturas.

Diferencias entre la factura proforma y otras facturas

La factura proforma se distingue de otras facturas por varias razones:

• No es un documento fiscal. La factura proforma no registra la venta y no se utiliza para declarar impuestos. Por eso, no incluye IVA ni otros impuestos.
• No es vinculante. La factura proforma no es un compromiso legal de venta, sino un acuerdo informal entre el vendedor y el comprador. Por eso, el comprador puede cambiar de opinión y el vendedor puede modificar los términos de la transacción sin penalización.
• No se utiliza para justificar gastos. La factura proforma no se puede utilizar para justificar gastos fiscales o contables. Por eso, no se acepta como prueba de compra en algunas situaciones.
• No se registra en la contabilidad. La factura proforma no se registra en la contabilidad del vendedor ni del comprador. Por eso, no afecta a su balance ni a su estado financiero.

En resumen, la factura proforma es un documento comercial útil para confirmar los términos de una transacción, pero no tiene las mismas consecuencias fiscales o contables que una factura normal.

Preguntas frecuentes sobre la factura proforma

¿La factura proforma es obligatoria?

No, la factura proforma no es obligatoria, salvo en algunos casos específicos. Por ejemplo, si se va a exportar mercancía, la factura proforma puede ser solicitada por las autoridades aduaneras.

¿Puedo convertir una factura proforma en una factura normal?

Sí, puedes convertir una factura proforma en una factura normal si el comprador confirma la transacción y se realiza el pago. En ese caso, debes modificar la factura proforma y añadir el IVA o los impuestos correspondientes.

¿Puedo cobrar por una factura proforma?

No, no puedes cobrar por una factura proforma, ya que no registra la venta y no se considera un compromiso legal de pago. Sin embargo, puedes solicitar una garantía o un depósito al comprador para asegurar el pago.

Conclusión

La factura proforma es un documento comercial que se utiliza para confirmar los términos de una transacción entre un vendedor y un comprador. Es un compromiso informal de venta que no tiene las mismas consecuencias fiscales o contables que una factura normal.

Para crear una factura proforma, necesitas un software de facturación o una plantilla personalizada. En ella, debes indicar los datos de las partes, la descripción de los productos o servicios, las condiciones de pago y otros datos relevantes.

La factura proforma se distingue de otras facturas por no ser un documento fiscal, no ser vinculante, no servir para justificar gastos y no registrarse en la contabilidad.

Si tienes dudas sobre la factura proforma, consulta nuestras preguntas frecuentes o contacta con un asesor fiscal.

Referencias

• Definición de factura proforma en la Agencia Tributaria
• Cómo crear una factura proforma en el Ministerio de Economía y Empresa
• Plantilla de factura proforma en Word
• Plantilla de factura proforma en Excel

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