Gestión Documental: Tips y Herramientas. (41 characters)

Este artículo fue publicado por el autor Editores el 09/02/2025 y actualizado el 09/02/2025. Esta en la categoria Artículos.

La gestión documental es el proceso de organizar, almacenar y distribuir documentos de manera eficiente en una empresa. Con la cantidad de documentos que se manejan a diario, es essential contar con una buena estrategia de gestión documental. En este artículo, te daremos algunos tips y herramientas que te ayudarán a mejorar tu gestión documental.

Tipos de documentos

En una empresa, se manejan diferentes tipos de documentos, como:

• Documentos internos: memorandos, actas de reuniones, manuales de operación, etc.
• Documentos externos: contratos, facturas, cartas, etc.
• Documentos electrónicos: correos electrónicos, archivos digitales, etc.

Cada tipo de documento tiene sus propias características y requerimientos de almacenamiento y manejo. Por lo tanto, es importante tener una estrategia de gestión documental que contemple estos diferentes tipos de documentos.

Consejos para una mejor gestión documental

Aquí te dejamos algunos consejos para mejorar tu gestión documental:

1. Clasifica tus documentos

La clasificación es la base de una buena gestión documental. Clasifica tus documentos por tipo, por fecha, por proyecto o por área de la empresa. Esto te ayudará a encontrar los documentos más rápidamente y a mantener un orden en tu archivo.

2. Establece una política de almacenamiento

Es importante establecer una política de almacenamiento que especifique dónde y cómo se van a almacenar los documentos. Puedes utilizar archivadores físicos o sistemas de almacenamiento electrónico. Lo importante es que todos los documentos estén en un solo lugar y que sea fácil acceder a ellos.

3. Utiliza herramientas de gestión documental

Hay muchas herramientas de gestión documental disponibles en el mercado. Estas herramientas te ayudarán a automatizar el proceso de almacenamiento y distribución de documentos. Algunas de las herramientas más populares son:

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive
• Evernote
• Microsoft SharePoint

4. Capacita a tu personal

Es importante capacitar a tu personal en la gestión documental. Todos los miembros de tu equipo deben saber cómo clasificar, almacenar y distribuir los documentos. Esto te ayudará a mantener un orden en tu archivo y a evitar la pérdida de documentos.

5. Realiza auditorías periódicas

Realiza auditorías periódicas de tu archivo para identificar documentos obsoletos o duplicados. Elimina estos documentos de tu archivo para mantenerlo actualizado y organizado.

Herramientas de gestión documental

Como mencionamos anteriormente, hay muchas herramientas de gestión documental disponibles en el mercado. Aquí te presentamos algunas de las más populares:

Google Drive

Google Drive es una plataforma de almacenamiento en la nube que te permite almacenar, compartir y colaborar en documentos. Google Drive ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito y tiene planes de pago para obtener más espacio.

Dropbox

Dropbox es otra plataforma de almacenamiento en la nube que te permite almacenar, compartir y sincronizar documentos. Dropbox ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito y tiene planes de pago para obtener más espacio.

OneDrive

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Te permite almacenar, compartir y sincronizar documentos. OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito y tiene planes de pago para obtener más espacio.

Evernote

Evernote es una aplicación de toma de notas que te permite almacenar, organizar y sincronizar notas en diferentes dispositivos. Evernote ofrece una versión gratuita y planes de pago con más funciones.

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de documentos que te permite almacenar, compartir y colaborar en documentos. SharePoint tiene planes de pago y es parte de la suite de Office 365.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de organizar, almacenar y distribuir documentos de manera eficiente en una empresa.

¿Por qué es importante la gestión documental?

La gestión documental es importante porque te ayuda a mantener un orden en tu archivo, a encontrar los documentos más rápidamente y a evitar la pérdida de documentos.

¿Qué tipos de documentos se manejan en una empresa?

En una empresa, se manejan diferentes tipos de documentos, como documentos internos, documentos externos y documentos electrónicos.

¿Cómo clasificar los documentos?

La clasificación es la base de una buena gestión documental. Clasifica tus documentos por tipo, por fecha, por proyecto o por área de la empresa.

¿Qué es una política de almacenamiento?

Una política de almacenamiento es una guía que especifica dónde y cómo se van a almacenar los documentos.

¿Qué son las herramientas de gestión documental?

Las herramientas de gestión documental son software que te ayudan a automatizar el proceso de almacenamiento y distribución de documentos.

Referencias

• Document Management System. (s.f.). Recuperado el 16 de febrero de 2023, de https://es.wikipedia.org/wiki/Document_Management_System
• Herramientas de Gestión Documental. (s.f.). Recuperado el 16 de febrero de 2023, de https://www.softwaredegestion.es/herramientas-de-gestion-documental/
• Tips para una Gestión Documental Eficiente. (s.f.). Recuperado el 16 de febrero de 2023, de https://www.archivadores.es/blog/tips-para-una-gestion-documental-eficiente/

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